KOSMO가 써팀으로 교육사업의 협업 방식을 바꾼 방법

써팀은 KOSMO의 흩어진 정보를 하나로 연결하고, 사내 지식을 업무에 활용하도록 돕는 통합 업무 소통 플랫폼입니다.

한국소프트웨어인재개발원(KOSMO)은 2009년에 설립된 IT 전문 직업훈련기관입니다. 자바, 빅데이터, 정보보안, 풀스택, 파이썬, AI툴 활용 등 실업자와 재직자 대상으로 실무 중심의 교육과정을 운영하고 있습니다. 고용노동부로부터 5년 연속 우수훈련기관으로 인증받았으며, 대통령 표창 등을 수상하였습니다. 현재까지 4,000명 이상의 SW/AI인재를 육성했으며, AI 인재매칭 플랫폼인 '디지털잡'을 활용하여 최근 3년간 취업률 82% 이상을 기록하고 있습니다.

KOSMO의 핵심은 교육생 모집부터 수료 후 취업 연계까지 전 과정을 지원한다는 점입니다. 이러한 운영 방식에는 취업처 관리, 정부지원사업, 교육생 상담 등 다양한 정보와 팀 간의 긴밀한 협력이 필수적입니다.

"사내 정보가 흩어져 있었는데, 써팀을 통해 하나의 흐름으로 연결할 수 있었어요"

써팀을 선택한 가장 결정적인 이유는 기능들이 하나의 업무 흐름으로 연결된다는 점이었습니다. KOSMO는 취업지원팀, 경영지원팀, 교육사업부 등 여러 팀이 협력해서 교육생 모집부터 취업 연계까지 전 과정을 운영합니다. 때문에 취업처 정보, 정부지원사업 공고, 교육생 상담 기록, 강사진 자료 등 다양한 정보를 실시간으로 공유해야 하죠.

기존 그룹웨어에서는 메일, 공지, 문서가 각각 별도로 관리돼 필요한 정보를 찾는 데 시간이 걸렸습니다. 특히 정부지원사업 공고처럼 일정과 지원 조건, 제출 서류가 자주 변경되는 정보가 여러 곳에 흩어져 있으면 담당자가 필요한 내용을 빠르게 파악하기 어려웠습니다. 이런 상황에서 사내 정보를 하나의 흐름으로 통합할 수 있는 새로운 협업 도구의 필요성을 느끼게 되었습니다.

써팀에서는 취업처에서 받은 메일을 드래그앤드롭으로 팀 메신저 채널에 바로 공유할 수 있고, 관련 정보는 위키와 드라이브에서 함께 관리할 수 있습니다. 필요한 문서를 찾고 다시 전달하기 위해 여러 도구를 오갈 필요가 줄어들면서 업무의 연결성이 높아졌습니다.

1998년 설립 이후 기업용 메일과 협업 서비스를 제공해 온 크리니티의 기술 경험도 선택에 신뢰를 더했습니다. 기업과 공공 분야에서 메일 인프라를 구축하고 운영해 온 경험을 바탕으로 안정적인 서비스를 제공한다는 점도 주요 선택 요인이었습니다.

"산재된 업무 문서를 위키에서 체계적으로 관리합니다"

KOSMO는 현재 써팀 위키를 활용해 업무 문서를 주제와 업무 단계에 따라 계층적으로 정리하고 있습니다. 저희는 부서마다 관리해야 하는 문서의 종류가 다양한데요. 정부지원사업 공고, 취업처 정보, 교육 운영 자료, 강사 관련 문서, 업무 매뉴얼처럼 여러 사람이 함께 확인해야 하는 자료가 있는 반면, 계정별 접근 권한이 필요한 민감한 자료도 있습니다. 그래서 기존에는 담당자가 각자의 폴더나 문서에서 자료를 관리하는 경우가 많아 다른 팀이 필요한 정보를 찾기 쉽지 않았습니다. 담당자가 변경되면 자료의 위치와 관리 방식을 다시 파악해야 하기도 했죠.

하지만 지금은 정부지원사업의 경우 사업별로 지원 조건, 주요 일정, 제출 서류, 담당자, 진행 현황을 동일한 구조로 정리할 수 있습니다. 관련 부서가 같은 정보를 확인하기 때문에 업무 진행 과정에서 발생하는 정보 차이도 줄일 수 있습니다.

문서별 접근 권한을 구분할 수 있어 공개 범위가 제한된 대외비 같은 자료도 별도로 관리할 수 있습니다. 문서 수정 이력을 통해 누가 언제 어떤 내용을 변경했는지 확인할 수 있고, 필요한 경우 이전 버전으로 되돌릴 수 있어 여러 명이 함께 사용하는 문서를 보다 안정적으로 관리할 수 있습니다.

위키는 단순히 문서를 저장하는 공간을 넘어, KOSMO 구성원들이 공통으로 참고하는 업무 지식 기반으로 활용되고 있습니다.

"드라이브를 메신저와 연동해 파일 공유가 간편해졌어요"

KOSMO는 써팀 드라이브의 공유문서함과 메신저를 연계해, 공문과 교육과정 운영 자료를 팀원들과 빠르게 공유하고 있습니다. 기존에는 필요한 파일을 찾은 뒤 별도의 메신저 창을 열어 첨부하거나 링크를 복사해 전달해야 했는데요. 여러 창을 오가야 했기 때문에 단순한 파일 공유에도 불필요한 단계가 발생했습니다.

※ 본 이미지는 기업 정보 보호를 위해 실제 사례를 바탕으로 임의 구성한 예시 이미지입니다.

현재는 드라이브에서 확인한 파일을 Drag&Drop으로 메신저 채널에 바로 전달할 수 있어, 별도의 창을 열거나 링크를 복사하는 과정 없이 업무를 이어갈 수 있습니다. 여러 구성원이 함께 확인해야 하는 파일은 써팀 드라이브의 공유문서함에 모아두고, 접근 권한이 있는 팀원들이 필요한 자료를 언제든 확인할 수 있도록 하고 있습니다. 특히 외근이나 출장 중에도 담당자에게 별도로 파일을 요청하지 않고 필요한 자료에 바로 접근할 수 있어 장소와 업무 환경에 관계없이 최신 자료를 빠르게 공유하고 활용할 수 있게 되었습니다.

"공유메일함으로 공문 처리 현황이 투명해졌어요"

※ 본 이미지는 기업 정보 보호를 위해 실제 사례를 바탕으로 임의 구성한 예시 이미지입니다.

저희는 워낙 많은 공문 메일을 받다보니 신속하고 정확한 처리가 중요합니다. 공문이 도착하면 담당자가 내용을 확인하고, 필요한 경우 관련 부서와 공유한 뒤 회신이나 후속 조치를 진행해야 하죠. 하지만 기존 공용메일 환경에서는 누가 메일을 읽었는지, 담당자가 지정됐는지, 회신이 완료됐는지 확인하기 어려웠습니다. 이 때문에 처리 여부를 담당자에게 별도로 문의해야 했고, 여러 명이 동시에 대응하거나 반대로 담당자가 정해지지 않아 처리가 늦어질 가능성도 있었습니다.

써팀 공유메일함에서는 누가 메일을 확인하고 회신했는지 관련 이력을 팀원들이 함께 볼 수 있습니다. 이를 통해 별도의 확인 절차 없이 공문 처리 현황을 파악할 수 있으며, 담당자가 자리를 비운 경우에도 다른 구성원이 내용을 확인하고 대응할 수 있습니다. 메일함 공유 시에는 구성원별로 읽기와 쓰기 권한을 구분할 수 있어 업무 역할에 맞게 접근 범위를 설정할 수 있습니다. KOSMO는 공유메일함을 통해 특정 업무들을 개인의 업무가 아닌 팀의 공동 업무로 관리하고 있습니다.

"InSSa AI로 반복 업무를 자동화하고 있습니다"

KOSMO는 위키에 축적한 업무 정보를 InSSa AI와 연결해 반복 문의 대응과 정보 검색에 활용하고 있습니다.

취업처 관리, 정부지원사업 안내, 교육생 상담 업무에서는 유사한 질문이 반복적으로 발생합니다. 기존에는 문의가 들어올 때마다 담당자가 관련 문서를 찾아 내용을 확인하고, 상황에 맞게 답변을 다시 작성해야 했는데요. 업무 경험이 많은 담당자는 비교적 빠르게 대응할 수 있지만, 신규 직원이나 다른 부서 구성원이 같은 정보를 찾으려면 더 많은 시간이 필요했습니다.

※ 본 이미지는 기업 정보 보호를 위해 실제 사례를 바탕으로 임의 구성한 예시 이미지입니다.

이를 자동화하기 위해 취업처에서 자주 받는 질문, 교육사업 운영 기준, 정부지원사업별 조건과 제출 자료, 업무 매뉴얼 등 자주 사용하는 정보를 위키에 체계적으로 축적하고 있습니다. 이렇게 정리된 정보를 바탕으로 InSSa AI에 자연어로 질문하면 필요한 내용을 빠르게 찾고, 문의에 대한 답변 초안을 작성하는 데 도움을 받을 수 있습니다. 예를 들어 정부지원사업의 참여 조건이나 제출 서류를 질문하거나, 취업처에서 들어온 구인 문의에 회신하기 위해 관련 정보를 정리하는 방식입니다. 담당자는 AI가 정리한 내용을 검토하고 실제 상황에 맞게 수정한 뒤 업무에 활용할 수 있습니다.

신규 직원도 사내 규정이나 업무를 일일이 파악하기보다 필요한 내용을 질문 형식으로 탐색할 수 있어 업무 이해와 적응에 도움받을 수 있습니다.

이처럼 저희는 써팀의 InSSa AI를 단순한 문장 생성 도구가 아니라 조직에 축적된 정보를 실제 업무에 활용하도록 돕는 도구로 확장해 나가고 있습니다.

"각자가 갖고 있던 정보가 조직의 공통 자산으로 바뀌고 있습니다"

써팀 도입 이후 KOSMO에서 가장 크게 달라진 점은 각 담당자가 개별적으로 관리하던 정보가 팀이 함께 활용하는 지식으로 축적되기 시작했다는 것입니다. 정부지원사업 정보는 위키에서 공동으로 관리하고, 공문 처리는 공유메일함에서 현황을 확인하며, 교육과 취업 관련 파일은 드라이브와 메신저를 통해 빠르게 공유할 수 있습니다.

기존에는 필요한 정보를 찾기 위해 담당자에게 먼저 물어보거나 여러 저장 공간을 확인해야 했지만, 현재는 써팀 안에서 관련 문서와 대화, 메일 이력을 함께 확인할 수 있는 기반이 마련되고 있습니다. 그 결과 정보의 위치를 찾고 처리 여부를 확인하는 데 사용하는 불필요한 커뮤니케이션을 줄이고, 교육 운영과 취업 지원 같은 본업에 더 집중할 수 있게 되었습니다. 특히 위키에 업무 정보가 꾸준히 쌓일수록 InSSa AI가 활용할 수 있는 조직 지식도 함께 늘어납니다. 사람이 기억하고 있던 정보가 문서화되고, 문서화된 정보가 다시 검색과 답변 작성에 활용되는 선순환 구조가 만들어지고 있습니다.

"다음 단계는 전자결재까지 업무 흐름을 연결하는 것입니다"

KOSMO는 현재 별도의 전자결재 시스템을 사용하고 있으며, 향후 써팀 전자결재로 전환하는 방안을 검토하고 있습니다. 메일과 메신저, 위키, 드라이브, 사내 AI 등을 하나의 환경에서 사용하면서 결재 과정까지 연결되면 업무의 연속성이 더욱 높아질 것으로 기대하고 있습니다. 결재 문서를 올리고, 승인 요청과 처리 알림을 메신저나 메일로 확인하며, 관련 문서와 결재 이력까지 같은 업무 환경에서 관리하는 방식입니다.

저희는 현재 활용 중인 협업 기능을 더욱 안정적으로 정착시키고, 조직의 정보가 축적되는 수준에 맞춰 AI와 전자결재 활용 범위를 단계적으로 확대할 계획입니다.

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