마이카운슬러의 메일·메신저 통합 협업툴 써팀 도입 사례 | 써팀(SirTEAM) 공식 블로그 | sirteam 협업플랫폼 소개 및 가이드 사이트입니다. 비즈니스 생산성을 높이는 다양한 노하우를 만나보세요.

써팀은 10,000여명 상담사의 업무 히스토리를 안전하고 효율적으로 통합하는 업무 소통 플랫폼입니다.

마이카운슬러는 개인 심리상담, 기업·공공기관 임직원 심리지원(EAP), 조직 코칭 프로그램, AI 기반 녹취록 분석 서비스까지 운영하는 종합 상담·심리서비스 기업입니다. 400여명의 1급 슈퍼바이저 상담사가 플랫폼에서 활동하고 있고, 10,000여명의 초중급 심리상담사들이 수련 서비스를 이용하고 있습니다. 마이카운슬러는 단순한 상담 제공을 넘어 내담자의 심리 상태 변화를 데이터 기반으로 추적하고 맞춤형 개입을 제시하는 데 집중하고 있습니다. 이 과정에서 팀 간 협력과 정보 공유의 효율성이 직결되며, 민감한 내담자 정보를 안전하게 관리하는 것을 가장 우선으로 두고 있습니다.

"작은 팀의 개인 메신저 소통에서, 메일 기반 협업 체계로 전환했습니다"

마이카운슬러가 협업툴 도입을 검토한 출발점은 개인 메신저의 한계였습니다. 초기에는 팀 규모가 크지 않아 개인 메신저와 문자만으로도 빠른 소통이 가능했지만, 팀과 업무 규모가 커지면서 고객사 메일, 상담 운영 안내 메시지, 계약·정산 요청, 내부 공유 사항이 여러 채널에 흩어지기 시작했습니다. 특히 업무와 개인 연락이 섞이면서 중요한 공지가 묻히거나, 담당자 변경 시 이전 대화와 파일을 조직 차원에서 확인하기 어려운 문제가 생겼습니다.

처음에는 이런 문제를 해결하기 위해 메신저 기반 협업툴을 검토했지만, 업무 과정에서 메일도 중요한 소통 수단으로 함께 사용하고 있었기 때문에 단순히 메신저만 바꾸는 방식으로는 한계가 있었습니다. 결국 메일과 메신저를 따로 관리하는 것이 아니라, 공식 커뮤니케이션과 내부 논의, 결재, 일정, 파일을 하나의 업무 흐름으로 연결할 수 있는 메일 기반 협업툴이 필요했습니다.

"Why 써팀? ‘연결성’과 ‘안정성’에 대한 신뢰"

써팀을 선택할 때 가장 중요하게 본 기준은 두 가지였습니다. 하나는 메일과 메신저가 분리되지 않고 하나의 업무 흐름으로 연결되는지, 다른 하나는 상담 서비스에 필요한 보안 요건을 충족할 수 있는지였습니다.

먼저, 메일과 메신저가 하나의 흐름으로 연결된다는 점이 결정적이었습니다. 마이카운슬러는 고객사, 상담사, 파트너 기관과 주고받는 메일이 많기 때문에 메일에서 시작된 업무를 내부 논의와 빠르게 연결할 수 있어야 했습니다. 써팀은 메일을 Drag&Drop으로 메신저 채널에 바로 공유하고, 관련 파일이나 연락처도 함께 전달할 수 있어 실무에서 편리했습니다. 메일과 메신저를 오가며 내용을 다시 복사하거나 전달할 필요 없이, 한 화면에서 업무 맥락을 이어갈 수 있다는 점이 크게 와닿았습니다.

*임의로 생성된 이미지입니다*

무엇보다 중요한 건 보안이었습니다. 상담 업종은 내담자 정보 보호가 윤리적으로도 법적으로도 엄격하게 요구되기 때문에, 아무리 기능이 좋아도 보안 요건을 충족하지 못하면 도입할 수 없습니다. 써팀은 AWS 기반 인프라와 자체 스팸 차단 기능을 갖추고 있으며, 조직도 기반으로 공유메일함, 위키, AI 에이전트 등의 접근 권한을 세밀하게 설정할 수 있다는 점이 신뢰로 이어졌습니다.

또한 써팀이 28년간 공공기관과 기업 분야에서 메일 서비스를 운영해온 크리니티의 협업 플랫폼이라는 점도 안정감을 주었습니다. InSSa AI 역시 외부 학습에 데이터를 활용하지 않고 조직 내부 정보만 기반으로 동작하기 때문에, 민감한 상담 업무 데이터를 다루는 조직에서도 안심하고 검토할 수 있었습니다.

"흩어졌던 메일·대화·파일 기록이 조직의 업무 히스토리로 남았습니다"

개인 메신저와 달리, 써팀은 조직 내 모든 업무 히스토리를 보존한다는 점에서도 큰 차이가 있습니다. 기존에는 퇴사자가 발생하면 개인 메신저에 남아 있던 상담 진행 이력, 클라이언트와 관련된 주요 논의, 전달받은 파일이나 링크 등을 조직 차원에서 확인하기 어려운 경우가 많았습니다. 후임자가 업무를 이어받더라도 이전 담당자가 어떤 맥락에서 의사결정을 했는지, 어떤 자료를 주고받았는지 다시 파악해야 했기 때문에 인수인계 과정에서 누락이나 중복 확인이 발생할 수밖에 없었습니다.

하지만 써팀에서는 업무 대화, 파일, 링크, 공지 등 관련 기록이 조직 공간 안에 축적되기 때문에 담당자가 변경되더라도 필요한 히스토리를 이어서 확인할 수 있습니다. 이는 상담 서비스를 운영하는 기업 입장에서 매우 중요합니다. 고객사별 운영 이슈와 상담 지원 과정의 맥락이 안정적으로 보존되어야 담당자가 바뀌어도 일관된 대응이 가능하고, 서비스 운영의 연속성과 신뢰를 유지할 수 있기 때문입니다.

*임의로 생성된 이미지입니다*

또한 사진, 파일, 링크 등 모든 콘텐츠가 자동으로 분류되어 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다. 예전처럼 수백 개의 메시지 중에서 특정 파일을 찾기 위해 한참을 스크롤할 필요가 없어진 것입니다. 특정 메시지를 다른 채널에 공유할 수도 있어, 한 프로젝트에서 나온 중요한 공지나 자료를 관련 채널에 쉽게 전달할 수 있습니다. 결과적으로 정보 전달 과정이 훨씬 효율적이고 정확해졌습니다.

"결재 과정이 투명해지고, 미결재 항목을 즉시 파악합니다"

*임의로 생성된 이미지입니다*

메일과 메신저를 통해 논의하던 업무가 써팀 안에서 이어지다 보니, 결재 흐름도 같은 플랫폼 안에서 처리할 필요성이 커졌습니다. 전자결재로 전환하면서 가장 달라진 점은 업무 흐름이 투명하게 보인다는 점입니다. 누가 검토 중인지, 어떤 단계에서 멈춰 있는지 바로 확인할 수 있고, 공동결재선을 통해 여러 담당자가 순차적으로 검토한 과정도 기록으로 남습니다.

덕분에 실무 처리도 훨씬 간단해졌습니다. 예전에는 정산, 구매, 계약 승인 같은 업무를 메일이나 메신저로 요청하고 다시 확인해야 했지만, 이제는 써팀 안에서 바로 상신하고 승인받을 수 있습니다. 자주 쓰는 양식은 템플릿으로 저장해 반복 업무를 줄이고, 대시보드에서 미결재 항목도 바로 확인할 수 있어 결재 누락이 크게 줄었습니다.

"흩어졌던 소통과 정보가 하나로 모여, 핵심 업무에만 집중할 수 있게 됐습니다"

써팀 도입 후 가장 체감이 큰 변화는 메일을 중심으로 메신저, 캘린더, 전자결재 등 흩어져 있던 업무 흐름이 하나의 플랫폼 안에서 연결됐다는 점입니다. 이전에는 개인 메신저, 이메일, 캘린더, 전자결재를 각각 확인해야 했기 때문에 팀원들이 정보를 찾고 확인하는 데 많은 시간을 사용했습니다. 하지만 지금은 고객사 메일을 관련 채널에 공유하고, 필요한 논의와 일정, 결재까지 같은 흐름 안에서 처리할 수 있어 사실상 모든 업무 소통의 허브 역할을 하고 있습니다.

그 결과 정보 확인과 커뮤니케이션에 소요되는 시간이 줄어들고, 업무 효율도 눈에 띄게 향상되었습니다. 무엇보다 팀원들이 본질적인 업무에 더 집중할 수 있는 환경이 마련되었다는 점에서 의미가 컸습니다.

써팀은 단순한 메신저가 아니라, 메일을 중심으로 메신저·전자결재·캘린더 등을 하나의 흐름으로 연결하는 플랫폼입니다.

마이카운슬러처럼 비슷한 고민을 가지고 있다면 단기적인 메신저 전환이 아니라 장기적인 업무 체계 관점에서 써팀 도입을 검토해 보시기를 권합니다.

마이카운슬러처럼 써팀을 사용하고 싶다면

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