히스토리 관리와 편리한 자료 공유로 ‘고객 만족 및 고객 경험’을 향상시키다
팀 메일로 더 나은 업무환경을 경험하세요.
서비스개발 유니트 소개
크리니티의 서비스개발 유니트는 클라우드와 유지보수를 담당하는 팀이자, 영업을 담당하고 있는 전략사업팀과 함께 고객사 응대 및 사후 관리를 하는 팀입니다. 서비스개발 유니트에서 담당하고 있는 대표적인 고객사는 하나금융TI, KTDS, 현대해상 등이며, 이 외에 약 250개 고객사를 관리하고 있습니다. 서비스개발 유니트는 고객 관리 및 고객 만족을 향상시키기는 데 앞장서고 있습니다. 크리니티에서 내/외부의 소통을 담당하는 고객 관리 팀입니다.
써팀(SirTeam) 사용 전 불편 사항
자료의 파편화 및 소통 병목 현상
서비스개발 유니트의 경우 많은 고객사를 담당하고 있다 보니, 고객 응대를 할 때 여기 저기 흩어져 있는 자료를 한번에 찾기가 어려웠습니다. 특히, 기존에는 카카오톡 메신저를 활용해 업무 공유를 했는데 시간이 흐름에 따라 점점 더 많은 단톡방이 생겼고, 여러 업무 정보들이 각각의 단톡방에 흩어져 정보와 업무에 필요한 자료가 파편화되는 현상이 발생하기 시작했습니다.
게다가 고객사 미팅이나 내부 회의 후에 메신저를 보면 수많은 단톡방에 쌓여 있는 메시지들로 인한 소통의 병목현상이 발생했습니다. 무수히 쌓인 메시지들 속에서 나의 업무와 관련된 메시지들을 구분하고, 알아보는데 시간을 소비해야 했습니다. 즉, 소통을 위해 사용한 메신저가 오히려 추가적인 업무가 되어 업무 효율을 저하시키는 소통 병목 현상을 초래하였습니다.
파일 유실 및 히스토리 관리의 어려움
서비스개발 유니트는 고객사 방문 및 미팅이 잦아 담당자가 자리를 비우는 경우가 많습니다. 특히, 담당자가 휴가를 가거나 담당자가 변경되는 등 인수인계 시에도 즉각적인 대응이 어렵습니다. 때문에 기존 담당자가 가지고 있던 파일이 유실되거나 히스토리 및 업무 이력 관리에 대한 문제점이 대두되었습니다.
써팀(SirTeam)에서 가장 많이 활용하는 기능은?
외부 - 업무 이력 및 히스토리 관리를 위한 게시판 기능
고객 관리가 가장 우선이 되는 서비스개발 유니트의 경우 업무 이력 및 고객 히스토리 관리가 가장 중요하기 때문에 게시판 기능을 적극 활용하고 있습니다. 게시판을 사용하면 고객사 전용 계정(예: abc@crinity.com)을 만들어 담당자 부재 또는 퇴사 시에도 언제든 고객사의 정보를 한눈에 파악할 수 있는 게 가장 큰 장점입니다. 고객사 전용 메일을 통해 고객사와 주고 받은 메일들에 대한 히스토리를 누적하면 실시간 응대가 가능할 뿐만 아니라 번거롭게 여러 자료를 찾을 필요 없어 업무의 효율이 올라가는 효과를 경험했습니다.
내부 - 메신저를 활용한 빠른 의사 결정과 예방 정비
크리니티 담당 엔지니어 퇴사 또는 육아 휴직으로 담당자가 변경되는 경우, 고객사 담당자가 변경되는 경우 등으로 인해 고객사 내에서도 히스토링이 되지 않는 불편함이 있었습니다. 서비스개발 유니트에서는 게시판 기능 외에 써팀에서 추가적으로 사용할 수 있는 내부 메신저(팀챗)를 함께 사용하고 있습니다. 현재 서비스개발 유니트에서는 고객사인 건강보험공단 담당자와 크리니티 엔지니어 담당자가 함께 있는 채팅방을 개설하여 이슈 발생 시 신속한 대처가 가능하도록 하고 있습니다. 이 외에도 프로젝트 관련자들이 모여있는 채팅방 개설을 통해 빠른 의사결정이 가능하게 하여 불필요한 회의 및 커뮤니케이션을 줄여 업무에 집중할 수 있는 환경을 조성하였습니다.
써팀(SirTeam) 사용 후 달라진 점
편리한 자료 공유 가능
기존에는 개인의 메신저, 메일 등으로 자료를 관리하다 보니 자료의 파편화 현상이 심해 자료를 한 곳에 모으기가 어려웠습니다. 써팀 게시판 기능으로 고객사 도메인을 별도 생성하여 관리하니, 담당자가 여러명이거나 바뀌어도 자료가 한 곳에 모여 있어 쉽게 찾을 수 있는 게 가장 큰 장점입니다. 편리하게 자료 확인 및 공유가 가능해 자료를 찾거나 회의를 하는 데 불필요한 시간을 줄일 수 있습니다.
히스토리 관리로 고객 만족도 향상
서비스개발 유니트가 써팀을 사용하면서 가장 많이 개선된 점이 히스토리 관리라고 생각합니다. 기존에는 고객사와의 커뮤니케이션 내역 및 업무 이력, 히스토리 관리가 가장 어려웠는데 써팀을 사용한 후로는 히스토리 관리가 매우 유용해졌습니다. 게시판 기능을 통해 각 고객사 별로 히스토리 내역을 한 눈에 살펴볼 수 있어, 고객 문의 사항 등에 대한 즉각적인 대응이 가능합니다. 내부적으로는 고객 관리 업무 효율성이 높아졌고, 고객들은 빠른 응대와 관리로 고객 만족도가 향상되었습니다.
업무 만족도 및 워라밸 향상
써팀 사용 전에는 고객사 별로 별도의 파일을 만들어 고객 관리 문서 작업을 하는 일이 많았습니다. 문서 작업을 하는데 소요되는 시간이 많았고, 업무 외 시간을 할애해서 작업을 하다보니 워라밸을 지키기 어려울 때도 많았습니다. 써팀 사용 후에는 별도의 문서 작업 없이 게시판을 통해 고객사 관리를 할 수 있어 업무에 집중할 수 있는 시간이 늘었고, 업무 만족도 및 워라밸이 향상되었습니다.
다른 기업에게 써팀(SirTeam)을 추천한다면?
디지털 팀워크의 시작, 바로 써팀입니다!
커뮤니케이션 도구인 써팀은 메일 서비스 외에도 메신저, 게시판, 캘린더, 드라이브 등의 기능을 모두 갖추고 있습니다. 각 기업에서 필요한 기능을 골라 맞춤형 사용이 가능합니다. 특히, 써팀 메일 서비스에는 다수의 기업 및 공공기관의 메일 보안을 지켜온 스팸차단 솔루션이 포함되어 있어 강력한 보안성을 자랑합니다. 디지털 팀워크를 실현하고 업무 효율과 성과를 올리고 싶은 기업에게 써팀을 추천합니다!