직원 퇴사 전, 메신저 대화와 업무 자료를 인계하는 순서
직원이 퇴사할 때는 업무 기록을 후임자가 사용할 수 있게 정리하고, 퇴사자의 접속은 정해진 시점에 종료해야 합니다. 대화방 이름만 전달하거나 계정만 닫으면 고객에게 약속한 내용과 남은 일을 놓칠 수 있습니다. 인계할 자료, 새 담당자, 접속 종료 시점을 함께 정하세요.
AI Work OS 써팀(SirTEAM)에서는 메신저(팀챗)의 대화와 파일을 확인하고, 이어서 할 일은 업무 및 프로젝트 관리(할일)에 남길 수 있습니다. 후임자가 본인 계정으로 기록을 열어 보고 다음 행동을 설명할 수 있어야 인계를 마친 것입니다.
대화 전체보다 남은 업무부터 정리하세요
퇴사 예정자와 팀장이 먼저 답변을 기다리는 고객 요청을 찾습니다. 대화방마다 고객 요청, 확정한 내용, 미정인 내용, 다음 담당자, 기한, 기준 자료의 위치를 남기세요. 이 여섯 항목이면 후임자가 어디서 일을 이어갈지 파악하기 쉽습니다.
가상 고객 요청: 매장 안내판 12개 교체
설치는 11월 19일 오전, 문구는 수정안 B로 정했습니다. 배송 주소 확인과 최종 시안 승인, 고객 답장은 아직 남아 있습니다. 후임자는 11월 13일 오후 2시까지 고객에게 회신해야 합니다.
‘안내판 건 인계’만 적으면 후임자는 대화를 처음부터 읽어야 합니다. ‘시안 B로 진행, 주소와 최종 승인 확인 후 13일 오후 2시까지 회신’이라고 쓰면 바로 확인할 일이 보입니다. 최종 파일에는 버전과 승인 상태도 표시하세요.
호주 NSW 교육부의 퇴사 절차는 지식을 받을 직원을 정하고, 그 직원에게 필요한 시스템 접근과 이메일, 파일, 기록을 함께 확인하도록 합니다. 인계할 사람과 그 사람이 열어야 할 자료를 한 목록에 적어 보세요.
후임자 계정으로 대화와 파일을 직접 열어 보세요
대화방에 참여한 것과 첨부 자료를 열 수 있는 것은 따로 확인해야 합니다. 메신저(팀챗)의 참여 멤버에서 후임자가 있는지 확인한 뒤, 후임자 본인 계정으로 필요한 대화와 파일을 열게 하세요. 공유 링크가 만료되지 않았는지, 파일이 이전 담당자의 개인 공간에만 있는지도 살핍니다.
다른 부서의 업무나 개인적인 대화까지 한꺼번에 넘길 필요는 없습니다. 해당 고객 요청을 처리하는 데 필요한 기록만 정하고, 회사가 승인한 공유 위치와 권한을 사용하세요. 후임자에게 이전 직원의 비밀번호를 알려주는 방식은 피합니다. 대화방과 참여 멤버 확인 방법
남은 조치를 담당자와 기한이 있는 업무로 남기세요
위 예시에서 ‘설치일 확정’은 고객 응대의 완료가 아닙니다. 배송 주소와 최종 승인 여부를 확인하고 고객에게 답장해야 끝납니다. 업무 및 프로젝트 관리(할일)에 이 세 가지를 체크리스트로 남기고, 다음 담당자와 마감일을 정하세요. 대화방에는 해당 업무를 찾을 수 있는 위치를 적습니다.
| 확인할 기록 | 확인 방법 | 마친 기준 |
|---|---|---|
| 고객 요청과 마지막 합의 | 원문과 최종 시안 B를 함께 확인 | 수량 12개, 설치일, 사용할 문구를 설명할 수 있음 |
| 남은 업무 | 주소 확인, 최종 승인, 고객 회신을 구분 | 각 항목의 담당자와 기한이 정해짐 |
| 대화와 파일 접근 | 후임자가 본인 계정으로 직접 열기 | 필요한 자료를 열고 다음 행동을 설명함 |
| 접속 종료 | 관리자가 정한 시점에 처리 후 결과 기록 | 접속 종료 확인자와 처리 시각이 남음 |
업무 등록과 담당자 지정 방법을 따라 남은 조치를 정리할 수 있습니다. 인계 업무에는 원문 위치와 최종 파일명을 함께 적어 후임자가 출처까지 확인할 수 있게 하세요.
메시지 정책과 계정 종료를 각각 확인하세요
관리자는 팀챗 설정에서 메시지 수정과 삭제 허용 여부, 허용 시간, 채널 보관과 삭제 역할을 확인할 수 있습니다. 이 설정은 누가 대화와 채널을 바꿀 수 있는지 정하는 기준입니다. 자료를 얼마나 보관하는지, 계정 삭제 뒤 어떤 자료를 사용할 수 있는지, 필요한 자료를 어떤 방식으로 받을 수 있는지는 별도로 확인하세요. 팀챗 관리자 정책 확인 방법
사용자 삭제 유예기간을 대화 보관기간으로 생각하면 안 됩니다. 계정 처리와 대화, 첨부파일의 보관 조건을 나눠 확인하고, 필요한 기록을 정리한 뒤 회사가 정한 시점에 접속을 종료합니다. 회사 정보와 데이터 보존 설정
서호주 감사원의 2025년 정보시스템 감사에서는 한 기관이 자동 종료 절차를 사용했는데도 퇴사자 네트워크 계정 19개가 활성화돼 있었습니다. 6명은 원격 접속 권한도 남아 있었고, 계정 3개는 퇴사 후 사용됐습니다. 자동 처리를 신청하는 데서 끝내지 말고, 관리자에게 실제 종료 결과와 처리 시각을 확인해야 하는 이유입니다.
인계 담당자와 접속 종료 담당자를 정하세요
팀장은 후임자가 업무를 이어갈 수 있는지 확인하고, 관리자는 계정과 접근을 정리합니다. 기록 담당자가 따로 있다면 보관할 자료와 기간도 함께 정합니다. 퇴사자의 자료가 필요하다는 이유로 접속 종료를 계속 미루지 않도록 사전에 일정을 맞추세요.
미국 국립기록관리청의 전자메시지 관리 도구도 기록 담당자와 IT 등 관련 역할이 함께 정책과 절차를 정하도록 합니다. 메신저 인계 역시 한 사람의 기억보다 업무 담당자와 관리자의 확인이 함께 남는 방식으로 운영하세요.
인계 완료는 후임자의 확인으로 결정합니다
팀장은 후임자에게 “고객에게 다음으로 무엇을 답해야 하나요?”라고 물어보세요. 안내판 예시에서는 주소와 시안 B의 최종 승인을 확인한 뒤, 약속한 시간까지 회신한다고 설명할 수 있어야 합니다. 필요한 파일이 열리지 않거나 승인 여부를 다시 물어야 한다면 그 항목을 먼저 보완합니다.
담당자 지정, 자료 접근, 고객 회신 준비가 끝나면 확인자와 확인일을 인계 업무에 남깁니다. 관리자는 별도로 정한 시점에 계정 접근을 종료하고 결과를 기록하세요. 기록을 넘기는 책임과 접속을 종료하는 책임을 나눠야 어느 단계가 남았는지 분명해집니다.
가장 먼저 인계할 고객 요청 한 건을 골라 후임자가 원문과 남은 업무를 찾을 수 있게 구성해 보세요. 공유 권한이나 계정 준비가 어렵다면 써팀 온보딩 지원으로 필요한 인계 범위를 알려주세요. 초기 설정을 직접 도와드립니다.
자주 묻는 질문
써팀에서 퇴사자 업무를 어떻게 인계하나요?
남은 고객 요청과 마지막 합의, 다음 담당자와 기한, 기준 자료 위치를 정리합니다. 메신저(팀챗)의 대화와 파일을 확인하고, 실행할 조치는 업무 및 프로젝트 관리(할일)에 남긴 뒤 후임자가 본인 계정으로 열어 보게 하세요.
후임자를 대화방에 추가하면 파일도 모두 볼 수 있나요?
대화방 참여와 파일 접근은 각각 확인해야 합니다. 공유 링크의 대상과 만료일, 파일이 있는 위치를 살피고 후임자가 직접 열어 보게 하세요.
계정을 닫으면 대화가 자동으로 후임자에게 넘어가나요?
자동 인계를 전제로 처리하지 마세요. 인계할 기록과 공유 위치를 먼저 정하고 후임자의 접근을 확인해야 합니다. 계정 종료 뒤 대화와 파일을 사용할 수 있는 범위도 사전에 확인하세요.
사용자 삭제 유예기간과 대화 보관기간은 같은가요?
다릅니다. 사용자 계정의 삭제 처리와 대화, 첨부파일의 보관 조건을 각각 확인해야 합니다.
퇴사자 비밀번호를 후임자에게 알려줘도 되나요?
후임자는 본인 계정으로 필요한 업무와 자료에 접근하도록 구성하세요. 이전 직원의 계정을 함께 쓰면 누가 처리했는지 확인하기 어렵고 접속 종료도 늦어질 수 있습니다.
설정과 인계 준비를 써팀에 문의할 수 있나요?
네. 온보딩 과정에서 계정과 초기 설정을 직접 도와드릴 수 있습니다. 대화와 파일의 이전, 보관과 접근 조건은 필요한 범위를 알려주시면 함께 확인할 수 있습니다.
참고 자료
- NSW 교육부, Leaving the department — 후임자와 필요한 시스템, 이메일, 파일 확인
- 서호주 감사원, State Government 2023-24 Information Systems Audit Results — 자동 처리 뒤에도 퇴사자 접근 종료 결과 확인
- NARA, 전자메시지 관리 도구 발표 — 기록 담당자와 IT의 역할 분담