[AI 시대, 일하는 방식을 찾아서 ①] AI로 기록하고, 업무로 연결하는 회의 방식

안녕하세요, AI Work OS 써팀입니다 😊​

최근 써팀은 AISH(AI Smartwork Hub)에 참여하면서 AI 시대의 일하는 방식에 대해 다양한 인사이트를 얻었습니다. 여러 AI 도구와 활용 사례를 접하다 보니 자연스럽게 “실제 업무 현장에서는 AI를 어떻게 활용하고 있을까?”라는 궁금증이 생겼는데요. 그래서 직접 현장을 찾아가 보기로 했습니다. 수많은 IT·중소기업이 모여 있는 G밸리를 중심으로, AI가 회의와 기록, 소통, 업무관리 방식을 어떻게 바꾸고 있는지 하나씩 살펴보고자 합니다.

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G밸리 현장에서 만난 AI 스마트워크 활용 사례

첫 번째로 만난 분은 AISH에서 AI 협업과 스마트워크를 전하고 있는 김상용 원장님입니다. 김상용 원장님은 AISH에서 AI 교육을 담당하며 실무 중심의 활용법을 공유하는 한편, G밸리 현장에서도 기업의 DX(디지털 전환)와 AX(AI 전환)를 지원하고 계십니다. 김상용 원장님이 활동하고 계신 G밸리 입주기업의 민원 편의 제공, 업무 지원과 더불어 지역 기업의 성장과 교류를 위해 기업 간 협력 네트워크를 만들고 다양한 기업 지원을 하는 곳입니다.

다양한 기업의 현장을 가까이에서 만나고 스마트워크와 업무 혁신을 고민해온 만큼, 이번 만남에서는 단순히 AI 기능을 사용하는 방법을 넘어 “회의에서 나온 이야기를 어떻게 실제 업무로 연결할 것인가”에 대한 실무적인 방법을 확인할 수 있었습니다.

DX 및 AX의 핵심은 회의 중 나온 브레인스토밍 내용 하나하나를 놓치지 않고 기록 및 보관(Asset)하는 것입니다.

— 김상용 원장

김상용 원장의 노션 AI 실전 활용법 4가지

김상용 원장님은 회의의 시작부터 끝까지 노션 AI를 비서처럼 활용하셨는데요. 단순히 녹음과 요약 기능을 사용하는 데 그치지 않고, 회의 기록의 정확도를 높이고 이후 업무까지 연결하기 위한 몇 가지 방법도 함께 사용하고 계셨습니다. 이를 바탕으로 실무에서 참고할 만한 활용법을 네 가지로 정리해봤습니다.

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① 실시간 녹음으로 회의 원문 보존하기

회의를 시작할 때 노션 AI를 켜두면 회의 내용을 실시간으로 받아쓸 수 있습니다. 회의가 끝난 뒤에는 AI가 내용을 요약해주지만, 원문은 그대로 남겨둡니다. 최종 결론뿐 아니라 브레인스토밍 과정에서 나온 아이디어가 나중에 다시 필요한 정보가 될 수도 있기 때문인데요. 원문은 당시의 맥락을 확인하기 위한 기록으로, 요약은 회의 내용을 빠르게 파악하기 위한 자료로 각각 활용하고 있었습니다.

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② 지침(Custom Instructions)으로 참석자와 프로젝트명 정확도 높이기

AI가 참석자 이름이나 자주 사용하는 프로젝트명을 잘못 기록하지 않도록 미리 기준을 설정해두는 것도 하나의 방법입니다. 예를 들어 회의 중 ‘상용 님’, ‘원장님’ 등 여러 방식으로 불리더라도 최종 기록에서는 ‘김상용’으로 정리하도록 지침을 설정하는 방식인데요. 자주 사용하는 사업명이나 프로젝트명 역시 같은 방법으로 표준화해두면 받아쓰기 과정에서 발생하는 오타를 줄일 수 있습니다.

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③ MAT(Meeting Action Track)으로 실행할 업무 구분하기

회의가 끝난 뒤에는 기록된 내용을 바탕으로 실제 실행해야 할 업무를 따로 정리합니다. 김상용 원장님은 이를 MAT(Meeting Action Track)이라는 방식으로 구성하고 있었는데요. 회의 내용 가운데 담당자가 해야 할 일을 구분하고, 참석자들이 다시 한번 담당 업무를 확인한 뒤 확정된 액션만 추적하는 방식입니다.

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④ 끝나지 않은 업무는 다음 회의에서 다시 확인하기

확정된 액션은 통합 DB에 모아 담당자와 진행 상태를 기준으로 관리합니다. 완료·진행 중·지연·회신 대기처럼 상태를 나눠 확인하고, 아직 끝나지 않은 업무는 다음 회의에서 다시 점검하는데요. 지난 회의에서 정한 일이 완료되지 않았거나 피드백을 기다리고 있다면 다음 회의 안건으로 다시 연결해 업무가 중간에 사라지지 않도록 관리합니다.

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김상용 원장님은 중소기업이 지속적으로 성장하려면 구성원이 가진 경험과 업무 노하우를 조직 안에 남기는 것도 중요하다는 말씀을 주셨는데요. 특히 제조업처럼 숙련된 구성원의 경험이 중요한 현장에서는 말과 개인의 기억에만 의존하던 지식이 담당자와 함께 사라질 수 있습니다. 그래서 업무 과정에서 만들어지는 대화와 기록, 노하우를 조직의 자산으로 남기고 다음 업무까지 이어지게 만드는 것이 DX와 AX에서 중요한 과제라는 데 공감했습니다.

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써팀으로는 이렇게 일해요

김상용 원장님의 업무 방식을 살펴보면서 써팀과 닮은 지점도 확인할 수 있었습니다. 특히 커뮤니케이션에서 나온 내용을 바로 업무로 연결한다는 점이 닮아있는데요.

써팀에서는 이메일로 업무 요청을 받는 즉시 업무를 이어나갈 수 있습니다. 메일 내용을 다시 복사해 다른 업무관리 도구에 입력할 필요 없이 메일에서 ‘업무 등록’을 선택하고 몇 가지 정보만 지정하면 바로 ‘할일’로 연결할 수 있는데요. 최초 요청이 담긴 이메일 원문도 함께 확인할 수 있어, 업무를 진행하면서 당시의 요청 내용과 맥락을 다시 찾아보기에도 편리합니다.

여기에 자동분류 기능을 활용하면 특정 발신자나 메일 제목, 본문 조건에 따라 들어온 메일을 자동으로 ‘할일’에 등록할 수도 있습니다. 견적 요청이나 문의처럼 반복적으로 들어오는 업무를 매번 직접 등록해야 하는 과정을 줄일 수 있습니다.

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회의 관리도 한층 간편해질 예정입니다. 곧 출시될 in노트는 회의 내용을 녹음하고 요약하는 것은 물론, 참석자를 미리 일일이 지정하지 않아도 발화자를 구분해 회의 내용을 정리할 수 있습니다. 회의에서 나온 내용이 기록에만 머무르지 않고 실제 업무까지 자연스럽게 이어질 수 있도록 하는 것이 써팀이 만들고 있는 업무 흐름입니다.

이렇게 등록된 업무는 써팀의 ‘할일’에서 바로 관리할 수 있습니다. 노션처럼 별도의 DB나 템플릿을 처음부터 직접 구성하지 않아도 기본 업무관리 구조가 마련되어 있어, 등록된 업무를 칸반보드, 간트차트 등 다양한 형태로 확인할 수 있습니다. 또한 기한이 지났거나 진행이 멈춘 업무도 상태를 구분해 지속적으로 확인할 수 있어, 업무 누락을 줄이는 데 도움이 됩니다.

기록을 넘어, 실행으로 이어지는 AI 협업

이번 방문을 통해 확인한 것은 AI를 잘 기록하는 도구로 쓰는 것보다, 기록된 내용을 실제 업무로 이어지게 만드는 것이 더 중요하다는 점이었습니다. 회의에서 나온 아이디어와 결정이 실행으로 이어지고, 완료될 때까지 관리될 때 AI는 비로소 협업의 일부가 될 수 있습니다.

써팀의 ‘할일’과 곧 출시될 in노트에도 많은 관심 부탁드립니다 :)

다음에는 또 어떤 일하는 방식을 만나게 될까요? 다음 편도 기대해주세요 😊

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