AI 기업메신저, 고객 요청을 정리하고 답장 초안을 만드는 방법
고객이 원하는 날짜와 회사가 약속한 날짜가 다르면, AI 답장이 자연스러워도 그대로 보낼 수 없습니다. AI Work OS 써팀(SirTEAM)의 메신저(팀챗)에서 교환 요청을 확정 사항과 확인할 사항으로 나누고, 수량과 비용, 방문일을 원문과 대조한 뒤 답장에 사용할 문장을 고르세요.
‘요약해 줘’보다 끝내야 할 일을 알려주세요
대화를 짧게 줄여도 다음 행동이 보이지 않으면 담당자는 다시 읽어야 합니다. ‘확정 사항, 확인할 사항, 고객 답장 초안으로 나눠 줘’처럼 사용할 결과를 구체적으로 요청하세요. 날짜와 수량, 회사가 확정한 조건도 질문에 함께 넣습니다.
OECD의 2025년 중소기업 조사에서는 생성형 AI를 쓰는 기업의 65%가 직원의 업무 수행에 도움이 됐다고 답했습니다. 한국을 포함한 7개국 중소기업 5,000곳 이상을 대상으로 2024년 말 실시한 설문 결과입니다. 이 비율은 생성형 AI 사용 기업이 체감한 업무 수행 도움을 뜻합니다. AI 활용에서는 긴 글을 줄이는 것뿐 아니라 직원이 실제로 끝내야 할 일을 정리하는 데 초점을 맞춰 보세요.
실제 질문: 고객 희망일과 확정일을 나눕니다
가상 요청: 사무실 의자 8개 교환
등받이 부품 8개를 무상 교환하기로 했습니다. 고객은 11월 20일 오전을 원하지만 설치 기사 일정은 미정입니다. 이 자료만 바탕으로 확정 사항, 확인할 사항, 고객 답장 초안을 나눠 작성해 달라고 요청했습니다.
써팀 메신저(팀챗) 입력창에서 질문을 적고 ‘AI 질문’을 선택해 전송했습니다. 이 기능의 답변은 해당 대화방에서 함께 확인합니다. 질문에 넣을 고객 정보와 자료를 그 방의 참여자에게 공개해도 되는지 먼저 확인하세요. 메신저(팀챗)에서 AI 질문하기
이 답변에서 확인할 점은 문장이 자연스러운지보다 업무 조건을 지켰는지입니다. 무상 교환 수량은 8개인지, 아직 정하지 않은 방문일을 약속하지 않았는지, 다음에 누구에게 무엇을 물어야 하는지가 드러나는지 확인했습니다.
답변을 보내기 전 네 가지를 대조하세요
| 확인 항목 | 원자료 | 이번 답변에서 확인할 내용 |
|---|---|---|
| 수량과 비용 | 등받이 부품 8개 무상 교환 | 수량과 무상 조건이 그대로인지 확인 |
| 날짜 | 11월 20일 오전은 고객 희망 | 방문 확정으로 표현하지 않았는지 확인 |
| 남은 확인 | 고객 가능 시간, 기사 일정 | 두 일정 확인이 필요하다고 적었는지 확인 |
| 다음 행동 | 가능 시간을 받고 일정 조율 | 바로 방문하겠다는 약속을 만들지 않았는지 확인 |
2024년 TACL에 발표된 ‘Lost in the Middle’ 연구는 긴 입력에서 중요한 정보가 놓인 위치에 따라 모델이 정보를 찾아내는 성능이 달라지는 현상을 확인했습니다. 긴 대화를 한 번에 넣었다면 답변에 필요한 조건이 빠지지 않았는지 원문과 대조하세요. 마지막 질문에 수량과 희망일, 확정 여부를 다시 적으면 확인할 기준도 분명해집니다.
검토한 답변을 업무와 지식 기록으로 이어가세요
AI 답변을 받았다는 이유로 고객 응대를 완료 처리하지 않습니다. 이번 예시에서는 담당자가 고객 가능 시간과 기사 일정을 확인한 뒤 고객에게 최종 회신해야 합니다. 업무 및 프로젝트 관리(할일)에 ‘의자 부품 교환 일정 확인과 고객 회신’을 등록하고 담당자, 기한, 완료 조건을 적으세요.
회신을 마친 뒤에는 확정 방문일과 고객 동의 여부를 업무에 남깁니다. 같은 문의가 반복된다면 ‘부품 교환 시 고객에게 확인할 항목’을 위키에 정리하고, 사용한 기준 문서는 드라이브에 보관하세요. 메신저(팀챗)의 논의가 다음 담당자도 쓸 수 있는 기록으로 이어집니다. 새 업무 등록 방법
시간과 수정 내용을 함께 기록해 효과를 확인하세요
영국 정부가 2025년에 공개한 Microsoft 365 Copilot 시험에서는 공무원 2만 명의 자기보고를 바탕으로 하루 평균 26분의 시간 절감을 제시했습니다. 문서 작성, 긴 이메일 요약, 기록 수정 같은 일상 업무를 포함한 결과입니다. 우리 팀에서도 어떤 작업에서 시간이 줄었는지와 답변을 고친 내용을 함께 기록해야 활용할 업무를 고를 수 있습니다.
| 기록할 항목 | 기록 방법 | 확인할 효과 |
|---|---|---|
| 초안 준비 시간 | 자료 준비부터 초안 완성까지 분 단위 기록 | 읽기와 작성에 드는 시간이 줄었는지 확인 |
| 검토와 수정 시간 | 답변 확인부터 사용 가능한 문장 완성까지 기록 | 초안이 빨라도 검토 부담이 커지지 않았는지 확인 |
| 중요 조건 수정 건수 | 날짜, 수량, 비용을 바로잡은 건수 기록 | 업무 조건을 잘못 전달할 가능성을 확인 |
| 후속 업무 누락 | 담당자와 기한을 빠뜨린 항목 수 기록 | 정리한 대화가 실제 실행으로 이어지는지 확인 |
서로 다른 난이도의 문의를 비교하면 결과를 판단하기 어렵습니다. 같은 자료로 직접 쓴 경우와 AI 도움을 받은 경우를 비교하고, 초안 준비 시간과 검토 시간을 합쳐 보세요. 결과를 실제로 측정하기 전에는 특정 시간이나 비율만큼 빨라진다고 약속하지 않습니다.
써팀에서 시험할 때 먼저 확인할 것
써팀 InSSa AI는 현재 Beta로 제공합니다. 메신저(팀챗)의 AI 질문 외에도 메일 요약과 답장 초안, 업무 조회와 위키 질문 등 기능별 사용 범위가 다릅니다. 과거 대화나 회사 자료를 어디까지 찾아보는지는 사용할 기능과 설정을 확인하세요. InSSa AI 기능 보기
무료 체험에서는 실제 고객 정보를 뺀 문의 하나로 질문부터 검토, 업무 등록까지 진행해 보세요. 질문은 잘 만들어지는데 후속 처리가 남는다면 담당자와 기한을 적는 방식부터 함께 정리하면 됩니다. 초기 설정과 적용 범위는 써팀 도입 문의에서 직접 도움을 받으실 수 있습니다.
AI 질문과 개인 작성 도움은 공개 범위가 다릅니다
대화방에서 ‘AI 질문’을 선택하면 @InSSa AI를 넣어 질문하고 답변을 같은 대화에서 확인합니다. 함께 참여한 사람이 읽어도 되는 내용으로 질문하세요. 개인 답장 추천과 문장 다듬기는 작성자를 돕는 기능이며, 고객에게 보낼 문장은 담당자가 검토하고 전송합니다. 질문의 공개 범위와 고객에게 보내는 행동을 구분하면 검토 중인 조건이 확정 답변처럼 전달되는 일을 막을 수 있습니다.
팀챗에서 AI에게 질문하는 방법에서 입력 위치와 사용 흐름을 확인하세요.
자주 묻는 질문
써팀 메신저 AI로 어떤 일을 할 수 있나요?
대화방에서 질문을 보내고 답변을 함께 확인할 수 있습니다. 고객 요청의 확정 사항과 미정 조건을 나누거나 답장 초안을 만드는 데 활용하고, 최종 내용은 담당자가 원문과 대조합니다.
AI 답변이 고객에게 바로 전송되나요?
이 글의 AI 질문은 팀챗 대화방에서 답변을 확인하는 방식입니다. 고객에게 보낼 답변은 담당자가 검토한 뒤 사용하는 메일 등 연락 수단에서 보내세요.
고객이 원하는 날짜를 방문 확정일로 써도 되나요?
고객 희망일과 회사가 확정한 날짜는 구분해야 합니다. 기사 일정과 고객 가능 시간을 확인한 뒤 약속할 날짜를 정하세요.
대화를 정리하면 할일도 자동으로 등록되나요?
이 글에서는 담당자가 검토한 결과를 업무 및 프로젝트 관리(할일)에 직접 등록합니다. 담당자와 기한, 완료 조건까지 적어야 실행할 업무가 남습니다.
AI 효과는 무엇으로 비교하나요?
같은 요청에서 초안 준비 시간과 검토 시간을 합쳐 비교하세요. 날짜와 수량, 비용을 바로잡은 건수와 누락된 후속 업무도 함께 기록합니다.
InSSa AI는 어떤 요금과 조건으로 사용할 수 있나요?
현재 Beta로 제공됩니다. 사용할 기능, 제공 범위와 이용 조건을 체험과 도입 상담에서 확인하세요. 일반 질문과 회사 자료를 찾아 답하는 기능도 구분해 살펴보세요.
참고 자료
- OECD, Generative AI and the SME Workforce — 중소기업의 AI 활용과 직원 업무 수행에 관한 조사
- 영국 정부, 공무원 Copilot 시험 결과 — 자기보고 시간 절감과 활용 업무
- Liu 등, Lost in the Middle — 긴 입력에서 중요한 조건을 원문과 대조할 이유