[협회] DX교육데이터협회가 체계적인 업무 문화를 만든 방법

교육데이터 산업의 미래를 여는 DX교육데이터협회

DX교육데이터협회는 교육데이터 산업의 발전과 미래교육 기반 마련을 위해 설립된 비영리 협회입니다. 코로나19 이후 급격히 가속화된 디지털 전환의 흐름 속에서 협회는 전국의 교육기관과 에듀테크 기업들과 함께 교육데이터 표준화, 정책 제안, 정부 과제 수행 등 미래교육을 위한 지원 체계 구축에 힘쓰고 있습니다. 특히 회원사 네트워크와 정부 과제를 기반으로 교육 생태계 전반의 디지털 혁신을 주도하며 교육데이터 산업의 핵심 허브 역할을 담당하고 있습니다.

써팀 도입 이후 가장 큰 변화는 체계적인 업무 문화가 자리 잡고, 반복적인 업무가 줄었다는 점입니다. 캘린더와 공유메일함을 통해 일정과 업무를 한 곳에서 관리하고, 대량 메일 발송 기능 덕분에 커뮤니케이션 속도를 향상시킬 수 있었습니다.

DX교육데이터협회

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써팀 도입으로 시작된 체계적인 업무 문화

DX교육데이터협회는 업무의 효율성과 체계적인 관리 강화를 위해 써팀을 도입했습니다. 기존에 사용하던 협업 도구는 히스토리 관리에 특화되어 있지 않아 업무 기록이 단절되는 문제가 있었고, 대량 메일 발송과 자료 관리에도 어려움이 있었습니다. 회원사 관리와 정부 과제 수행을 위해서는 통합적이고 안정적인 관리 체계가 필요했지만, 써팀 도입 전에는 업무 이력이 여러 곳에 분산되어 있어 체계적인 운영이 쉽지 않았습니다.

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저희는 이미 협업 도구를 사용해본 경험이 있기 때문에 초기 도입 비용이나 구축 프로젝트가 크지 않으며 메일, 일정, 게시판 등을 통합적으로 관리하고 히스토리 축적이 가능한 도구를 찾고 있었습니다. 이때 써팀은 AWS 기반의 SaaS(Software as a Service)형 협업툴로 보안성을 갖추면서도 별도의 구축과 초기 도입 비용 없이 자유롭게 이용해볼 수 있다는 점에서 적합했습니다.

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써팀 도입 이후, 업무 이력을 한 곳에서 관리하고 각종 업무와 커뮤니케이션을 통합적으로 처리할 수 있게 되면서 업무 프로세스가 보다 효율적이고 조직화된 방식으로 전환되었습니다. 또한, 기존에 문제였던 대량 메일 발송 역시 안정적으로 지원되어 회원사 관리와 정부 과제 수행 업무를 한층 더 체계적으로 운영할 수 있었습니다.

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회원사별 커뮤니케이션 히스토리를 체계화하는 공유메일함

써팀의 공유메일함 기능을 활용하여 회원사 문의, 자료 요청, 연회비 납부 등의 메일을 대표 계정 메일로 받아 팀원들이 함께 관리할 수 있게 되었습니다. 메일 회신 시에는 이력이 자동으로 남아 회신 누락 및 중복 업무가 크게 줄었으며, 그 결과 기존 대비 회신 누락을 대략 40% 이상 회신 누락을 감소시킬 수 있었습니다. 특히 담당자가 바뀌어도 커뮤니케이션 기록이 그대로 보존되어 있어 언제든 히스토리를 확인하고 일관성 있게 응대할 수 있습니다.

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또한, 게시판을 통해 전체에 공유해야 할 공지사항이나 메일, 자료, 회의 결과를 남기고, 공용주소록과 연계해 회원사별 메일 이력까지 관리할 수 있게 되었습니다. 써팀 도입 전에는 개인 메일이나 카카오톡 등으로 흩어져 있던 커뮤니케이션 히스토리가가 공유메일함과 공용주소록에 정리되면서 회원사별 대응 체계가 한층 안정적으로 자리 잡았습니다.

정부 과제 수행 시 업무 누락을 방지해주는 캘린더 기능(feat. 모바일)

협회의 주요 업무 중 하나인 정부 과제 수행에서는 마감일 관리와 회의·보고 일정 관리가 필수입니다. 과제마다 제출 기한과 회의 일정이 달라 과제가 많아질수록 관리가 복잡해지기 때문인데요. 이러한 업무 특성에 맞춰 써팀의 캘린더 기능을 통해 과제별 마감일과 회의 일정을 누락 없이 관리하고 있습니다.

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특히 회원사 행사와 정부 과제 같은 외부 일정과 협회 내부 일정을 그룹별로 구분해 관리할 수 있어 활용도가 높습니다. 일정 그룹별로 색상을 표시해 쉽게 구분할 수 있고, 디스플레이 활성화·비활성화 기능을 통해 한 화면에서 통합 확인할 수 있습니다. 등록된 일정은 모바일에서도 즉시 확인할 수 있어 출장이나 외근 시에도 원활히 대응할 수 있습니다. 이러한 관리 방식의 변화로 지난해보다 마감일 누락과 일정 중복이 70% 이상 줄며 체계적인 일정 운영이 가능해졌습니다.

커뮤니케이션 속도를 향상시키는 대량 메일 발송 기능

담당 인력에 비해 업무가 많은 협회 특성상, 대량 메일 발송과 같은 업무가 원활하게 이루어져야 커뮤니케이션 속도를 높일 수 있습니다. 과거에는 회원사 공지나 정책 자료를 개별적으로 나누어 발송하거나 일일이 연락하여 정보를 공유하였기 때문에 반복적인 작업에 많은 시간이 소요되었습니다. 그러나 써팀을 도입한 이후 대량 메일 발송이 가능해져 업무가 훨씬 효율적으로 처리되었고, 반복 업무와 커뮤니케이션 소요 시간도 절반 이상 줄었습니다. 또한 담당 인력의 반복적인 업무 부담이 크게 감소하여 더 중요한 업무에 집중할 수 있게 되었습니다.

할일 관리부터 전자결재까지, 향후 써팀 활용 로드맵

DX교육데이터협회는 앞으로 써팀의 ​할일 기능과 전자결재 기능을 적극 활용할 예정입니다. 회원사 프로젝트나 정부 과제 진행 현황을 할일 기능으로 업데이트하고 팀원들과 공유하면, 협회의 주요 업무를 한눈에 정리해볼 수 있을 것으로 기대하고 있습니다. 현재 캘린더를 잘 활용하고 있는 만큼, 할일 데이터와 연동되는 업무 캘린더를 활성화해 업무 관리 효율을 더욱 높일 예정입니다.

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특히 전자결재 기능이 개발 중이라는 소식을 듣고 큰 기대를 하고 있습니다. 기존에는 결재 문서를 매번 새로 작성해야 하는 불편함이 있었지만 전자결재를 활용하면 양식을 재사용해 반복 업무를 줄일 수 있을 것으로 보입니다. 부서문서함을 통해 결재 문서를 공유하면 팀 내 별도의 전달 과정이 줄고, 결재 상태도 상신·완료·반려 등으로 분류되어 대시보드에서 한눈에 확인할 수 있을 것입니다. 승인이나 반려도 클릭 한 번으로 처리할 수 있고, 히스토리 관리 역시 훨씬 수월해질 것으로 예상합니다.

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아울러 연간 교육 세미나 신청이나 회원사 모집과 같은 반복 업무도 써팀을 통해 자동화해 불필요한 행정 부담을 줄이고, 협회는 보다 중요한 활동과 핵심 업무에 집중할 수 있을 것입니다.

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