회사메일을 처음 만들기 전에 정할 5가지

회사 도메인과 관리 담당자를 확인합니다

회사메일을 맡게 됐는데 홈페이지 도메인은 외주 업체가 관리하고, 사용할 직원 수도 아직 정리되지 않았다면 견적부터 받아도 다시 확인할 일이 생깁니다. 첫 개설에서는 업체의 기능표를 보기 전에 회사 안에서 정할 내용을 모으는 편이 낫습니다.

먼저 사용할 도메인을 정합니다. 홈페이지가 있다면 같은 도메인을 메일에 사용할 수 있는지 확인하고, 아직 없다면 회사가 계속 관리할 이름을 준비합니다. 도메인 구입 업체와 실제 DNS 관리 업체가 다를 수도 있으므로 두 곳을 구분해 기록하세요.

도메인명, 관리 업체, 회사 측 담당자, 갱신일을 남겨 두면 이후 인증이나 갱신 요청을 할 때 다시 찾는 일을 줄일 수 있습니다. 준비표에는 비밀번호를 적지 말고, 회사에서 승인한 방법으로 접근할 수 있는지만 확인합니다.

써팀에서는 관리자 → 기본 설정 → 도메인에서 도메인을 추가합니다. 이 화면에 이름을 넣는 작업과 외부 DNS 설정은 별도입니다.

도메인 등록 가이드에는 업체별 DNS 안내로 이어지는 링크가 있습니다. 사용할 회사 도메인에 표시된 인증 값을 DNS 관리 화면에 입력하고 연결 상태를 확인합니다.

직원 수와 필요한 주소를 나누어 적습니다

사람 수와 주소 수는 꼭 같지 않습니다. 직원별 주소 외에 고객 문의용 주소가 필요할 수 있고, 한 사람이 여러 역할의 메일을 받을 수도 있습니다. 우선 현재 직원과 입사가 확정된 사람을 적고, 대표주소는 별도로 정리합니다.

위 주소는 작성 형식을 설명하는 예입니다. 실제 주소를 정할 때는 불필요한 개인 정보가 ID에 들어가지 않게 하고, 이름 표기가 바뀌어도 운영할 수 있는 규칙을 택하세요. 대표주소의 구현 방식과 과금은 다음 단계의 서비스 비교에서 확인합니다.

결정하는 사람과 설정하는 사람을 정합니다

메일 관리 업무는 계정을 만드는 데서 끝나지 않습니다. 새 직원의 계정 요청, 부서 변경, 로그인 문제, 용량 부족 같은 요청을 누가 받는지도 정해 두어야 합니다.

작은 회사라면 한 사람이 여러 역할을 맡아도 됩니다. 다만 요청을 승인할 사람, 실제 설정할 사람, 담당자 부재 시 대신 확인할 사람은 구분해 기록하세요. 관리자 권한은 업무상 필요한 범위로 부여하고, 일반 직원 모두에게 관리자 권한을 줄 이유는 없는지 살핍니다.

도메인 갱신과 서비스 결제를 다른 사람이 맡는다면 알림이 어디로 오는지도 확인합니다. 특정 직원의 개인 메일로만 알림을 받아서는 담당자가 바뀔 때 놓치기 쉽습니다.

직원이 실제로 일하는 환경을 적습니다

웹에서만 쓸지, 스마트폰과 Outlook 같은 외부 메일 프로그램도 필요한지 정리합니다. 외근이 많다면 모바일에서 첨부파일을 읽고 회신하는 과정이 중요하고, 도면이나 사진을 자주 주고받는다면 첨부 제한과 저장 공간을 함께 봐야 합니다.

기능 이름 대신 실제 해야 할 일로 적으면 비교하기 쉽습니다. “모바일 지원”보다 “외근 중 휴대전화로 PDF 첨부를 확인하고 답장한다”, “공유 기능”보다 “문의 메일을 두 명이 읽되 최종 답장은 한 명이 맡는다”처럼 쓰세요.

반드시 필요한 조건과 있으면 좋은 조건도 나눕니다. 모든 기능을 필수로 적으면 첫 개설에서 시험할 범위와 비용이 불필요하게 커질 수 있습니다.

예산과 사용할 날짜를 함께 정합니다

메일 서비스 이용료 외에 도메인 등록, 갱신 비용, 추가 용량이나 지원 비용이 있는지 확인할 준비를 합니다. 견적 요청 시점의 인원과 가까운 시일에 늘어날 인원을 구분하면 서로 다른 조건의 가격을 비교하는 실수를 줄일 수 있습니다.

시작일에는 도메인 연결, 직원 등록, 외부 송수신 시험, 직원 안내까지 포함하세요. 가입 직후 바로 고객에게 주소를 알리는 일정보다는 시험 결과를 보고 안내할 수 있도록 담당자의 시간을 확보하는 것이 좋습니다.

이 다섯 항목이 정리되면 같은 조건으로 서비스에 질문할 수 있습니다. 비어 있는 항목은 담당자를 정해 확인하고, 정리된 준비표를 기준으로 비교를 시작하세요.

도입 준비표를 실제 개통 계획으로 바꿉니다

준비 항목을 적은 뒤에는 누가 언제까지 결정할지 연결해야 개통 일정이 구체화됩니다. 도메인을 갖고 있어도 DNS 담당자를 찾지 못하거나, 대표주소의 책임자가 정해지지 않으면 계정 생성 뒤에 일이 멈출 수 있습니다. 각 항목에 결정자와 실행자를 구분해 적어보세요.

영업팀 8명이 새 메일을 사용하는 상황이라면 직원 계정 8개와 필요한 목적별 주소를 따로 정리합니다. 휴가 중 대체 담당자가 대표메일을 처리해야 하는지, 모바일 사용이 필요한지, 기존 자료를 옮겨야 하는지를 먼저 결정하면 실제 계정 구성과 지원 요청을 구체적으로 작성할 수 있습니다.

요금 비교에서도 같은 주소 목록과 용량 조건을 사용합니다. 회사가 요청한 항목, 견적에 포함된 항목, 별도 협의할 항목을 나란히 적으면 도입 후 추가 비용이 생길 지점을 미리 확인하기 쉽습니다.

신청 전에 세 사람이 같은 준비표를 확인합니다

업무 책임자는 고객에게 사용할 주소와 회신 담당자를 확인하고, 관리자는 계정과 권한을 준비하며, DNS 담당자는 서비스 연결에 필요한 설정과 변경 시점을 확인합니다. 작은 팀에서는 한 사람이 여러 역할을 맡더라도 역할별 확인 항목을 나누어 적는 것이 좋습니다.

써팀 도입 상담에는 인원수만 전달하기보다 준비표와 현재 업무 예시를 함께 제시하세요. 대표메일 공동 처리나 고객 메일의 할일 연결처럼 꼭 필요한 흐름을 정하면 계정 구성과 시범 사용 범위를 실무에 맞춰 협의할 수 있습니다.

자주 묻는 질문

도메인을 홈페이지 제작 업체가 관리하고 있습니다. 무엇을 요청해야 하나요?

회사에서 도메인 명의와 만료일, DNS 변경 담당자를 확인할 수 있도록 자료를 요청하세요. 써팀에 도메인을 등록하면 관리자 화면의 인증용 값과 메일용 DNS 값을 설정 담당자에게 전달할 수 있습니다. 적용 내역을 회사에서도 보관하면 다음 갱신이나 설정 변경 때 확인할 기준이 남습니다.

직원은 세 명인데 대표주소와 채용주소까지 필요합니다. 다섯 계정을 결제해야 하나요?

계정 구성은 직원용 세 개와 대표주소용 한 개, 채용주소용 한 개로 총 다섯 개를 준비합니다. 써팀에서는 운영할 주소마다 계정을 생성하고, 대표주소와 채용주소의 공유 대상은 각각 설정합니다. 실제 결제 금액은 총 계정 수와 적용 요금제에 따라 계산하므로, 직원 수와 목적별 주소를 구분해 적어 두면 예산을 잡기 쉽습니다.

전산 담당자가 없는데 대표가 관리자 역할을 맡아도 되나요?

대표가 써팀의 계정과 도메인 설정을 관리할 수 있습니다. 관리자는 직원 계정을 추가하고 변경하며, 로그인 안내와 도메인 갱신을 맡을 사람도 정해 둡니다. 대표가 계정을 생성하고 다른 직원이 입사 안내를 맡는 식으로 역할을 나누면 요청 처리와 안내가 빠지는 일을 줄일 수 있습니다.

다음 주부터 거래처에 새 주소를 알려야 합니다. 무엇부터 준비할까요?

도메인 관리 권한과 직원 명단부터 확보하세요. 써팀에 회사 공간을 준비하고 도메인 등록, 계정 생성, 메일용 DNS 설정을 진행합니다. 직원 주소와 대표주소로 외부 메일을 받아 답장하는 과정까지 확인한 뒤 거래처에 알리면, 실제 사용 가능한 주소를 안내할 수 있습니다.

도메인 등록과 인증 방법 →

참고 자료와 사용 가이드

• 써팀 가이드 — 회사 도메인 등록과 인증 상태 확인하기
• 써팀 가이드 — 직원 계정 만들기와 사용자 일괄 등록하기

제품 화면, 가이드 확인: 2026년 11월 6일. 캡처는 써팀 공개 가이드와 데모 화면을 사용했습니다. 설정값은 실제 관리자 화면의 현재 안내를 기준으로 확인하세요.