[활용 예시] 고객 요청이 여러 메일에 흩어져 있을 때, 써팀으로 견적 업무를 정리하는 방법

안녕하세요, AI Work OS 써팀(SirTEAM) 입니다 😊

견적을 고치려면 앞선 협의부터 확인해야 합니다

A사는 기업 고객의 업무 시스템을 구축하고 유지보수하는 중소 IT 기업입니다. 영업지원팀은 고객의 요청과 기술팀의 검토 결과를 모아 견적을 준비합니다.

고객이 새 기능을 추가하거나 적용 범위를 바꾸면, 담당자는 이전에 무엇을 제안했고 어디까지 협의했는지 확인해야 합니다. 요청이 여러 제목의 메일에 나뉘어 있으면 메일 한 통을 찾은 뒤에도 앞선 대화를 다시 읽게 됩니다.

이때 현재 메일의 요청 사항과 이전 교신의 흐름을 함께 파악하는 일이 수정 견적의 출발점이 됩니다.

써팀의 메일 화면에서 InSSa AI를 열고, 해당 고객과 주고받은 메일을 요약해 달라고 요청합니다. 확인할 상대방이나 협의 기간을 함께 적으면 살펴볼 범위를 분명하게 전달할 수 있습니다.

AI 답변에서 현재 메일의 주요 요청과 이전 교신 내용을 함께 살펴봅니다. 고객이 처음 요청한 범위, 이후 추가한 조건, 마지막으로 전달한 내용을 정리해 읽으면 이번 변경 요청의 배경을 파악하기가 수월합니다.

예를 들어 비교 보고서를 추가해 달라는 메일이라면, 현재 요청의 비교 항목과 회신 기한을 먼저 보고 앞선 견적에 포함된 범위를 확인합니다. 요약에서 살펴볼 메일을 좁힌 뒤 답변에 표시된 메일과 원문을 대조해 변경 사항을 확정합니다.

AI 요약으로 요청의 흐름을 파악한 다음에는 담당자가 견적에 반영할 내용을 정리합니다. 기존 견적에 없던 사업장별 비교 보고서가 추가됐다면, 기술팀에 추가 작업과 비용, 납품 일정에 미치는 영향을 확인합니다.

검토를 맡길 때는 변경된 항목과 결과가 필요한 날짜를 함께 남깁니다. 고객에게 금요일 오후에 수정 견적을 보내기로 했다면, 내부 검토 기한도 그 일정에 맞춰 정하는 식입니다.

써팀에서는 메일 상세 화면의 ‘업무 등록’으로 원메일을 참고하는 할일을 만들고 담당자와 기한을 지정해 검토를 이어갈 수 있습니다.

기술 검토가 끝났어도 고객에게 수정 견적을 보내기 전까지는 요청이 마무리되지 않습니다. 영업지원 담당자는 확인된 범위와 비용, 일정을 원문과 대조한 뒤 고객에게 전달합니다.

아직 답하지 않은 메일은 ‘고객 회신 필요’처럼 팀이 정한 태그로 구분할 수 있습니다. 회신을 보낸 뒤에는 발송 내용과 날짜를 확인하고 처리 상태를 정리합니다.

AI로 메일 내용과 협의 흐름을 먼저 파악하고, 담당자가 원문을 확인해 검토와 회신을 이어가는 방식입니다. 같은 고객이 다시 문의했을 때도 이전에 어떤 요청을 검토하고 무엇을 안내했는지 확인할 기준이 남습니다.